Come gestire danni, ammanchi o smarrimenti di merce in trasporto: constatazione, verbale, perizia e richiesta di risarcimento, con i documenti necessari e le mosse per non perdere i propri diritti.
In breve
Durante il trasporto la merce può danneggiarsi, arrivare incompleta o non arrivare affatto. In questi casi l'esito dipende spesso meno dal danno in sé che dalle mosse fatte nelle prime ore e nei primi giorni. Questa guida spiega in modo semplice constatazione, verbale, perizia e richiesta di risarcimento a importatori, esportatori e responsabili logistici. Konsol Logistics offre coordinamento e supporto documentale lungo tutto il percorso.
Le tre situazioni finiscono spesso nello stesso calderone, ma ciascuna ha prove e passaggi diversi.
È quello visibile a occhio al momento della consegna: imballo schiacciato, collo bagnato, sigillo del container manomesso. Qui la cosa più importante è scrivere subito una riserva sul documento di consegna; annotare il problema visibile prima di firmare tutela il vostro diritto.
All'esterno l'imballo sembra intatto, ma la merce all'interno è rovinata. Lo si scopre solo quando il carico viene aperto. Appena ve ne accorgete, fermatevi, fotografate e inviate al vettore una comunicazione scritta senza indugio: segnalando tardi, dimostrare che il danno è nato durante il trasporto diventa molto più difficile.
Se quantità o peso non coincidono con quanto indicato nel documento di trasporto si parla di ammanco. Quando il container arriva con sigillo e numero integri, la mancanza può essersi creata già prima del carico: per questo contano i registri di caricamento, la packing list e le fotografie.
Se per molto tempo non si riesce a rintracciare la merce, parte una ricerca: si chiedono registrazioni a vettore, agente e punti di trasbordo. Le tracce di questa ricerca vanno conservate finché lo smarrimento non è confermato, e la richiesta scritta di risarcimento non va rimandata, per non lasciar scadere i termini.
Il danno può emergere nel terminal portuale, in magazzino o alla porta del destinatario. Ovunque avvenga, la constatazione va fatta il prima possibile e in modo imparziale.
Nei container il controllo comincia prima dello scarico, con l'esame della parete esterna, delle porte e del sigillo. In questa fase è utile il documento sullo stato del container al ritiro (EIR), che mostra in quali condizioni è stato preso in consegna. Anche la corrispondenza tra il numero del sigillo e quello riportato sul documento di trasporto va messa a verbale.
Alla consegna fate diventare un'abitudine questi controlli:
La forza di una richiesta di risarcimento dipende dalla completezza del fascicolo. La tabella seguente mostra i documenti presenti nella maggior parte dei casi e a che cosa servono. I documenti richiesti variano secondo Paese, modalità di trasporto e polizza: confermateli con le parti competenti.
| Documento | A che cosa serve | Da chi si ottiene |
|---|---|---|
| Verbale di constatazione del danno | Registra luogo, momento e natura del danno | Chi riceve la merce, vettore o responsabile del terminal |
| Documento di trasporto (CMR, B/L, AWB) | Mostra il contratto di trasporto e lo stato della merce alla partenza | Vettore o agente |
| Fattura commerciale e packing list | Dimostrano valore e contenuto della merce | Venditore |
| Foto e video | Documentano l'aspetto del danno e le condizioni dell'imballo | Chi riceve la merce |
| Relazione peritale | Valuta in modo indipendente causa e importo del danno | Perito incaricato |
La perizia è la valutazione di causa e importo del danno da parte di un esperto indipendente. Può incaricarlo il vettore o l'assicuratore; in certi casi anche il destinatario fa intervenire un proprio tecnico. L'essenziale è che il perito possa vedere merce e imballo nelle condizioni originali. Per questo non movimentate, non riparate e non smaltite il carico danneggiato prima del suo arrivo.
Di norma il perito esamina la causa del danno (imballo insufficiente, errore di movimentazione, modo di carico, fattori esterni), l'importo e la possibilità di recuperare qualcosa. Le conclusioni della relazione pesano molto nello stabilire le responsabilità durante la richiesta di risarcimento.
Nota dell'esperto: dal momento in cui ritirate la merce, gestite tutto per iscritto. Una segnalazione a voce diventa poi discutibile, mentre anche una breve e-mail ha valore di prova per data e contenuto.
Una volta avvenuto il danno, il secondo obiettivo è non farlo crescere. Separare i prodotti danneggiati permette di consegnare in tempo la parte sana e di tenere a parte, con una registrazione corretta, quella rovinata. Per merci sensibili all'umidità, alimentari o farmaci, hanno la priorità il rispetto delle regole delle autorità competenti e i requisiti di sicurezza.
Il reso della merce danneggiata richiede un'organizzazione a parte. Un rientro tra Paesi è un'operazione doganale distinta, e le regole su esportazione temporanea, reso o riesportazione variano secondo Paese e prodotto: verificate la norma aggiornata con il vostro spedizioniere doganale. Conviene anche misurare quanto spesso si verificano danni o perdite: monitorare la quota di consegne danneggiate mostra su quale tratta o tipo di imballo si concentrano i problemi.
In caso di danno o ammanco Konsol Logistics coordina i contatti con vettore, agente e partner coinvolti, vi sostiene nella constatazione e nella raccolta dei documenti e vi aggiorna con regolarità sull'andamento. Il risarcimento viene valutato dalle parti competenti nel quadro del contratto di trasporto, delle regole di responsabilità e dell'eventuale polizza assicurativa. Potete parlare direttamente con il vostro referente clienti e inviare i dati della spedizione con il modulo di preventivo rapido.
Scrivete una riserva sul documento di consegna, documentate il danno con foto e video e conservate la merce danneggiata così com'è. Poi inviate al vettore una comunicazione scritta. Questi tre passi sono la base dell'intera pratica di risarcimento.
Di solito lo redige chi riceve la merce, con la partecipazione del vettore o del responsabile del terminal. È importante che firme e date siano complete. Chi debba redigerlo può cambiare secondo Paese e prassi del terminal.
Non in ogni caso di danno, ma per merci di alto valore o situazioni controverse vettore e assicuratore la richiedono di solito. La relazione peritale è una prova importante su responsabilità e importo.
I tempi di attesa dipendono dalla modalità di trasporto e dal contratto. Il periodo necessario per considerare smarrito il carico è scritto nelle regole contrattuali e nella polizza, perciò conviene avviare la ricerca e la richiesta scritta senza ritardi.
È possibile, ma servono un'organizzazione dedicata e una pratica doganale. Conviene procedere confermando con il vostro spedizioniere doganale e con il vettore le regole, che variano secondo Paese e prodotto.
La richiesta di risarcimento per danni si sviluppa nei passaggi di registrazione del danno con riserva al momento della consegna, comunicazione scritta al vettore, preparazione del fascicolo documentale e, se serve, accertamento del danno con una perizia. La richiesta può essere rivolta al vettore o alla compagnia assicurativa.
In questo processo Konsol Logistics coordina la raccolta dei documenti e la comunicazione con le parti; per una valutazione legale rivolgetevi a un professionista abilitato.
La base per evitare danni in carico e scarico è scegliere il metodo di movimentazione adatto al tipo di carico, stivare e fissare la merce in modo equilibrato nel mezzo o nel container. Una parte importante dei danni può verificarsi proprio durante la movimentazione e per un fissaggio insufficiente.
Chiedete in fase di preventivo se il costo di movimentazione è compreso nel prezzo del trasporto.
Questo tema rientra nei servizi indicati di seguito. Per i dettagli consulta la pagina del servizio.
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