Guía para reunir los datos que exigen la cotización y los documentos del envío: descripción de la mercancía, bultos, peso bruto y neto, peso volumétrico, medidas, contenedor y VGM.
En breve
Cotización, reserva, aduana y entrega parten de la misma fuente: la información correcta de la carga. Si la descripción, las cantidades, el peso, las medidas, las direcciones y las fechas no coinciden entre sí, el envío se frena, el precio cambia y los documentos hay que corregirlos. Esta guía explica a exportadores e importadores cómo reunir esos datos. Konsol Logistics le ayuda a verificarlos y a mantenerlos alineados con la documentación.
Cuanto más completos y medibles sean los datos, más firme será la cotización. Los siguientes grupos son los que transportistas y aduana suelen preguntar.
La naturaleza del producto, su descripción comercial, su composición y su uso previsto hacen falta tanto para la partida arancelaria como para que el transportista decida si acepta la carga. Una expresión demasiado genérica, como repuestos o alimentos a secas, provoca preguntas sobre los documentos y la declaración.
El número de cajas, palés, sacos, bidones, rollos y paquetes, junto con el total de bultos, indica el volumen del envío. El recuento de cada tipo de embalaje debe coincidir exactamente en todos los documentos, porque en la entrega la carga se cuenta contra esas cifras.
El peso bruto y neto totales, el largo, el ancho y el alto de la carga y las medidas de palés y cajas determinan el precio y el plan de vehículo o contenedor. La medida se toma con el embalaje puesto y no debe confundirse con el tamaño del propio producto.
Si la carga se puede apilar, si es frágil, si es sensible a la humedad y, en su caso, la clase de peligro influyen en la estiba y en la decisión de aceptación del transportista. Si estos datos se dan desde el principio, se reduce el riesgo de rechazo o de costes adicionales más adelante.
Al hablar de peso suele pensarse en una sola cifra, pero en logística existen cuatro conceptos distintos. Saber cuál se usa para cobrar permite leer bien la cotización.
| Concepto | Definición | Dónde importa |
|---|---|---|
| Peso neto | Peso del producto sin embalaje | Declaración de aduanas y documentos comerciales |
| Peso bruto | Peso total con producto, embalaje y palé | Capacidad de transporte, VGM y cálculo del flete |
| Peso volumétrico | Volumen ocupado convertido a peso | Sobre todo en la tarifa de carga aérea |
| Peso tasable | El mayor entre el peso real y el volumétrico | Factura del flete aéreo |
El volumen es el producto de largo, ancho y alto; si se toma en metros, se obtienen metros cúbicos. En la carga aérea, el volumen calculado en centímetros se divide por un estándar habitual como 6000 cm³/kg para obtener el peso volumétrico. En la carga marítima fraccionada se aplica la lógica de peso o volumen (W/M), es decir, se toma el mayor de los dos.
Al llenar un contenedor hay que responder a dos preguntas distintas: si la carga cabe y si está bien repartida. Que quepa depende de las medidas interiores y de cómo se estiba la carga embalada. La distribución consiste en colocar las piezas pesadas abajo y repartir el peso de forma equilibrada a lo largo del contenedor. Un peso concentrado en un extremo pone en riesgo tanto la carga como el vehículo durante el transporte.
En el transporte marítimo, el peso bruto verificado del contenedor cargado (VGM) debe comunicarse al transportista y a la terminal antes de embarcar. Este valor se obtiene por pesaje o por un método de cálculo aprobado. Si falta la comunicación, el contenedor puede no ser embarcado, por lo que conviene planificar el VGM ya en la fase de reserva. Que el número de contenedor y el de precinto figuren correctamente en los registros es imprescindible para el seguimiento y los trámites aduaneros.
Nota del experto: Confirme medidas y peso por última vez con el ticket de báscula y un metro antes de que la carga salga del almacén. La diferencia entre lo escrito en la cotización y lo medido en la terminal es la causa más habitual de cargos adicionales y de cambios de reserva.
Además de la carga en sí, importa dejar constancia de desde dónde, hasta dónde, cuándo y en qué vehículo o buque viaja. Estos datos permiten vincular el mismo envío entre distintos documentos y sistemas de seguimiento.
Konsol Logistics revisa con usted los datos de carga que nos envíe durante la cotización y la fase documental, y durante el envío ofrece seguimiento de la carga e información periódica. Con una comunicación directa con su representante de cliente, es más fácil detectar a tiempo los puntos que faltan o se contradicen. El formulario de Cotización Rápida es un buen primer paso para empezar verificando los datos.
El peso neto es el del producto sin embalaje; el bruto es el total con embalaje y palé incluidos. Los documentos de aduana piden ambos. El cálculo del flete y de la capacidad suele basarse en el peso bruto.
En la carga aérea se multiplican largo, ancho y alto en centímetros y el resultado se divide por 6000 para obtener el peso volumétrico en kilogramos. Se compara con el peso real y se cobra el mayor. El divisor del transportista puede ser distinto; confírmelo en la cotización.
El VGM es el peso bruto verificado del contenedor cargado. En el transporte marítimo se comunica al transportista y a la terminal antes del embarque. La responsabilidad suele recaer en el cargador; aclare el procedimiento con el transportista.
Las piezas pesadas van abajo y el peso se reparte de forma equilibrada a lo largo del contenedor. La acumulación en un extremo crea riesgos durante el transporte. Las instrucciones de sujeción de la carga varían según las características del producto.
Los trámites de aduana, la partida arancelaria y la decisión de aceptación del transportista se basan en esa descripción. Una expresión genérica o incompleta genera preguntas y retrasos. Hay que usar la misma descripción en todos los documentos.
Para una cotización precisa hay que conocer el tipo de carga, la cantidad, el peso bruto y las medidas con embalaje, así como los puntos de carga y de entrega. Si añade la fecha en que la carga estará lista y el modo de transporte preferido, la cotización se prepara más rápido y con mayor acierto.
Si faltan datos, la cotización puede cambiar el día del envío; en lugar de dejar en blanco un campo del que no esté seguro, consúltelo con su representante de atención al cliente.
Para cotizar una carga de proyecto hacen falta, en lo esencial, las medidas de la carga y su peso bruto con embalaje, el centro de gravedad y los puntos de elevación, un plano acotado o el expediente técnico del fabricante, y las condiciones de acceso en las direcciones de carga y de entrega.
Estos datos son la base de las decisiones sobre el estudio de ruta, el equipo y los permisos; una diferencia de unos pocos centímetros puede cambiar la categoría del permiso y el equipo que se usará. Si faltan datos, la cotización y el calendario tampoco pueden concretarse; puede compartirlos mediante el formulario «Solicitar Cotización» o a través de su representante de atención al cliente.
Este tema se planifica dentro de los servicios siguientes. Consulte la página del servicio para más detalles.
Esta página trata conjuntamente los siguientes 69 temas.
Solo usamos cookies analíticas con su consentimiento. Política de cookies